Personvernerklæring for Advokatfirmaet Tønset AS 2018-06-22T10:48:34+00:00

Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte hos oss. Denne personvernerklæringen forteller deg hvordan vi samler inn personopplysninger og hva vi bruker dem til. Den inneholder også informasjon om hvordan vi sikrer personopplysningene, hvem vi deler dem med og dine rettigheter.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19), og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

 

1. Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte, som for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse, mobilnummer og fødselsnummer (11 sifre).

 

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Advokatfirmaet Tønset AS (org.nr. 997 509 552), ved daglig leder/advokat Lene Tønset, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler i forbindelse med bruk av våre nettsider og tjenester, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte. Vi behandler personopplysningene i henhold til personopplysningsloven og tilhørende forskrifter, straffe­loven og domstollovens regler om advokatvirksomhet.

Ansvaret for den daglige oppfølgningen av Advokatfirmaet Tønset AS’ etterlevelse av personvernregelverket er delegert til den ansvarlige advokat for oppdraget.

 

3. Hvem vi behandler opplysninger om

Denne personvernerklæringen gjelder vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside

 

4. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Personopplysninger om klienter:

Det er frivillig å gi oss tilgang til dine personopplysninger. I de aller fleste tilfeller vil imidlertid tilgang til nødvendige personopplysninger være helt avgjørende for å kunne utføre advokatoppdraget, samt å kunne kontakte deg, motparter mv.

Advokatfirmaet Tønset AS behandler blant annet opplysninger som navn, postadresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer, kredittopplysninger og IP-adresser.

I arbeidet med advokatoppdrag, vil det i enkelte saker være behov for opplysninger om sosial profil, familiære forhold, arbeidsforhold og helsesituasjon. Disse opplysningene vil for det meste klienten selv formidle.

I forbindelse med utførelsen av advokatoppdrag, kan det videre være behov for innhenting av personopplysninger. Dette kan for eksempel være medisinske opplysninger, trygde­opplysninger, økonomisk info slik som lønns- og liknings­opplysninger, politi- og straffesaks­dokumenter, barnevernsdokumenter, og opplysninger fra ulike offentlige instanser mv. Slik dokumentasjon innhentes kun etter særskilt samtykke fra deg. I de tilfellene loven ikke påkrever skriftlig fullmakt for å innhente slik opplysninger, som for eksempel i forvaltnings­loven § 12 fjerde ledd, vil vi kun innhente opplysningene etter å ha inngått en muntlig avtale/ samtykke fra deg om slik innhenting. I andre tilfeller innhentes opplysningene kun etter skriftlig fullmakt. En fullmakt kan til enhver tid kalles tilbake.

Behandlingen av opplysninger om klienten har hjemmel i personopplysningsloven  § 8 bokstav a). Behandling av opplysninger om andre enn klienten, f. eks. motparter og vitner, er hjemlet i personopplysningsloven § 8 bokstav f), hvor hensynet til den registrertes personvern må veies opp mot hensynet til behandlingen av opplysningene i den enkelte sak. Advokatenes strenge lovbestemte taushetsplikt reduserer de eventuelle personvernulempene som behandlingene kan medføre, slik at hensynet til å kunne gjennomføre behandlingen blir avgjørende.

Behandlingen av sensitive personopplysninger er enten hjemlet i personopplysningsloven § 9 bokstav a) hvor klienten har samtykket i behandlingen av personopplysningene, eller i § 9 bokstav e), hvor behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Opplysningene utleveres kun i den utstrekning dette er nødvendig for å utføre oppdraget.

Vi vil ikke behandle personopplysninger som går ut over dette uten at samtykke er innhentet fra den registrerte før behandlingen starter, jf personopplysningsloven §§ 8 første ledd og § 9 bokstav a).

Personopplysninger om arbeidssøkere:

Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet senest 6 måneder etter at vedkommende søkte på stilling hos Advokatfirmaet Tønset AS, med mindre vedkommende blir ansatt.

 

5. Hva vi bruker personopplysningene til og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger ved følgende situasjoner:

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon i vårt saksbehandlingsprogram. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering/Inndrivelse av utestående: For klienter benyttes postadresse eller e-postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesse­avveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjons­sikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

6. Hvordan vi sikrer vi dine personopplysninger

Advokatfirmaet Tønset AS har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av person­opplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

I samarbeid med våre leverandører av saksbehandlingssystem, datatjenester, nettside mv. foretas løpende vurderinger for å ivareta sikkerhet ved lagring av innsamlet informasjon.

 

7. Hvem vi deler vi personopplysninger med

Dine personopplysninger utleveres til andre der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdrags­forpliktelse. Hvem opplysningene deles med, avhenger av oppdragets art, men opplysningene kan f.eks. deles med NAV, domstoler, forsikringsselskap, lignings­myndigheter, NPE/PSN, politi, helseforetak/fastlege og utlendingsmyndighet. Se også pkt 5.

Utlevering av personopplysninger ved inndrivelse av vårt utestående, vil blant annet kunne skje til forliksrådet/domstolene, namsmyndighetene og arbeidsgiver/NAV.

For arbeidssøkere, kan nødvendige personopplysninger bli delt med blant annet oppgitte referanser, Advokat­foreningen og Tilsynsrådet for advokatvirksomhet.

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom person­opplysninger er lagret hos leverandøren, eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Personopplysninger blir også delt med vår regnskapsfører og revisor.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette, eller utleveringen er lovpålagt.

 

8. Når sletter vi personopplysningene?

Personopplysningene slettes når det ikke lenger er saklig grunn til å oppbevare dem. Personopplysninger knyttet til klientforhold slettes etter 10 års inaktivitet i klientforholdet med mindre det er innhentet samtykke til fortsatt lagring. De enkelte saksfiler slettes 10 år etter at saken er avsluttet.

 

9. Dine rettigheter

Personvernreglene gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn i, og retting og sletting av de personopplysningene vi har lagret på deg. Hvilke rettigheter du har avhenger av omstendighetene

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har samtykket til behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette. Dersom samtykket trekkes tilbake med den hensikt eller konsekvens at vi ikke kan fakturere og/eller inndrive vårt utestående salær/utlegg, eller på annen måte frata oss våre rettigheter som kreditor overfor deg, vil tilbaketrekkingen først bli overholdt når vårt utestående er innfridd.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn, eller at lagringen av personopplysningene er lovpålagt.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine person­opplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

 

9. Vår bruk av informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) til å loggføre bruken av Advokatfirmaet Tønset AS’ hjemmeside: https://tonset.no/. Formålet med dette er å føre statistikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. For å analysere informasjonen, bruker vi analyse­verktøyet Google Analytics.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte av våre tjenester. På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler.

 

10. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring, eller du vil utøve dine rettigheter, ta kontakt med oss: Advokatfirmaet Tønset AS, Storgata 26, 2000 Lillestrøm, e-post: post@tonset.no, Tlf.: 40 00 36 60.